オフィス移転で失敗しないために検討すべき9のポイント

 

 

企業の一大イベント「オフィス移転」

移転の成否は、企業の対外イメージだけでなく、社内で働く人のモチベーションや業務効率をも左右します。また、一旦オフィスを移転したら再移転することは難しく、しばらくはそこで働くことになるでしょう。移転の準備は、慎重に抜かりなく進めたいですよね。ここでは、オフィス移転で失敗しないために知っておくべきポイントをご紹介します。

 

1. オフィスの間取りはデッドスペースに注意

フロアの広さやテナント料は、物件選びで最初に考えることです。
平米数は十分でも、建物の構造によりデッドスペースが生じ、十分な空間が確保できない場合もあります。什器のレイアウトを図面化するなどして確認しましょう。

 

2. 社員の安全第一!耐震性の高い物件を選ぶ

オフィス物件はデザイン性だけでなく、耐震性にもこだわりたいですよね。
原則として、新耐震基準(1981年施行)に基づいて建てられた建物を選んでください。
より安全性を追求するなら、免震や制震(制振)構造の物件がおすすめです。
企業の一番の財産である社員を、災害から守るオフィスを実現しましょう。

 

3. 各種書類をあらかじめ準備して審査に備える

入居に際しては審査があり、決算書など各種書類の提出を求められることがあります。
特に、創業して間もないベンチャー企業の場合、信用面から審査が厳しいようです。
場合によっては、事業計画書の提出が求められるかもしれません。慌てなくてすむよう、事前に準備しておきましょう。

 

4. 最適なオフィスレイアウトで業務効率アップ

フリーアドレスのスタイルや対向式のデスク配置では、コミュニケーションが促進され、
新しいアイデアが生まれやすい環境づくりに役立ちます。
一方、集中力を要する業務に従事する社員のためには、各人の作業スペースをパーティションで仕切るなど、
集中できる環境づくりが必要かもしれません。
業務タイプに合ったオフィスレイアウトを採用することで、業務効率化を後押ししましょう。

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5. OA機器の手配は計画的に 

パソコン、サーバー、ネット環境、電話、複合機などのOA 環境やオフィス機器の整備では、
移転に伴って業者を替えたり、買い替えたりする場合もあるでしょう。
移転を機に環境改善やコスト削減ができるプランを探すために、また、移転後速やかに業務をスタートできるように、
移転計画の初期から段取りよく進めたいですね。

 

6.セキュリティ対策で情報の流出を防ぐ

個人情報の保護や、顧客データの流出を防止するために、セキュリティ対策は企業に不可欠な要件です。
適切なセキュリティシステムを導入することで、不正アクセスやデータの流出を防ぎましょう。
また、データの持ち出しを防ぐには、ゾーンセキュリティの導入をおすすめします。

 

7.工事業者の指定がないか確認する

通常、専有スペースは入居者側が工事します。数社から見積もりをとり、品質と価格に優れた業者を選ぶべきです。
追加工事を行わなくてすむように、事前にしっかりと要件を詰めましょう。
また、退去するオフィスの原状回復工事を同じ業者に依頼することで、工事費が割安になる場合もあります。
注意したいのは、専有スペースの工事を所有者側の指定業者が行う場合があることです。
工事費が割高になりがちであるため、契約の前に確認することをおすすめします。

 

8. オフィス周辺のお店もチェック!

ランチができるオシャレなお店や、仕事帰りに一杯飲めるお店がオフィスの近くにありますか?
オフィス周辺の環境は、社員のモチベーションの維持やコミュニケーションの活性化につながります。
また、コンビニが近くにあると便利ですし、帰宅が遅くなる女性社員は安心して帰れる安全な通勤路が欲しいでしょう。
オフィス移転の際は、ぜひ周辺施設の充実度や通勤路の環境にも注目してください。

 

9. 社内に移転のノウハウがないときは……

オフィス移転は複数の作業を同時進行する複雑なプロジェクトであり、専門知識を要する検討事項も多いです。
全ての進行を社内のプロジェクトマネージャーが勤めるのが難しい場合は、
設計・施工のプロフェッショナルをパートナーにつけると心強いですね。
計画初期からアフターフォローまで、ワンストップサービスで移転をサポートしてくれる業者をビジネスパートナーとして選びましょう。

 

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