オフィスの基準作り “オフィススタンダード”とは

 

 

オフィススタンダードという言葉を知っていますか?

あまり聞き慣れない言葉ですが、これはオフィスの基準を作ることを意味します。

例えば、皆さんが日々オフィスで過ごしているときに、オフィスの無駄な設備や
ルールが決まっておらずルーズになっている部分に気付くことはないですか?

収納棚の1人当たりのスペースや、文書管理の方法などのオフィスの運用していく上でのルールが曖昧な事は意外にあると思います。

その曖昧さから効果的に使えていないスペースや、必要な情報を探すまでに時間がかかってしまうなどの
無駄をカイゼンするための“オフィスの基準”を作ることがオフィススタンダードの考え方です。

ここからはそのオフィススタンダードを作るためのポイントや手順をおはなししていきます。

 

■基準を決めるべき6つのポイント

 

1.空間スタンダード設定

・1名当たりの使用面積をなどの設定

・空間のデザインやカラーマネジメントの設定

・必要な設備(PC仕様設定、ビジネスホンの台数など)の設定

 

 

2.什器スタンダード設定

 ・収納什器の1人当たりの割当サイズ

  ・部門ごとに合わせたグレード設定

  ・什器の標準機能の設定基準

 

3.購買価格の設定

 ・什器などの構築金額の予算額の設定

 ・備品単価の設定基準

 ・その他の発注ルールなど

 

4.施設運用ルールの設定

 ・働く人がどの様に利用するかの設定

 ・オフィス内での禁止事項の明確化

 ・ルール改定のタイミングと管理部署の明確化

 

5.ルール改定する範囲の設定

 ・社内ルールとして変更しない部分の設定

 ・各部署からの要望をルールに盛り込む範囲設定

 ・イレギュラー要件を受理するための申請ルールの設定

 

6.導入手順の可視化

 ・設定基準の規模と構築期間の設定

 ・ルール変更時の対応手順の設定

 ・各部署への展開方法の設定

 

 

■導入のメリット

 

1.コストの把握により予算の可視化ができる

 2.基準を設けることでファシリティマネジメント担当者の管理が容易

 3.組織変更時に基準があることで即座に対応が可能

 4.コストの基準があることで無駄がなくなる

 5.部署異動があっても以前と同様の環境で業務が行える

 6.社内の共通ルールを設けることで公平な環境構築ができる

 7.部門ごとのバラつきをなくすことで他部門への転用が容易

 8.部門で自由に選んでしまわない様に管理することで、場当たり的な変更をさせない

 

 

■オフィススタンダード設定を成功させるポイント

スタンダード設定時に欠かせないポイントが以下の4つになります。

 

1.現場と経営陣を納得させる数字的根拠の提示

2.トップダウンの発信による改定ルールの推進

3.社内の巻き込みを行い、現場の意見を無視しない

4.全社視点で基準設定となるルールを明文化する

 


 

いかがでしたでしょうか。
今までのワークスタイルを進化させるためには、その時の働き方に合わせたツールや
オフィスのあり方の再構築が必要です。
短い期間で投資回収を実現させるためには、コスト削減に効果の高い施策を組み合わせる
ことで、効果検証をより早く行うことができます。

私たちオフィス・ラボではお客様の企業風土やこれから目指したい企業の姿を丁寧にヒアリングさせて頂き、
お客様一社一社に合わせた"オフィススタンダード"をご提案させていただきます。

ただ見た目の良いオフィスデザインに留まらない、
「無駄のない快適なオフィス」を一緒に作っていきませんか?

 

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