生産性があがる会議スペースの選択方法

 

「会議」や「ミーティング」は、ビジネスの中で、日常的に私達が接するものです。

「会議」とは、何かしらの議論を交わし結論を出す「場」であり、「ミーティング」とは、情報やスケジュールの共有の「場」です。
「会議」や「ミーティング」は、その目的によってさまざまなスペース形態があり、
これらの「場」通じて進められます。
形式的な様式が必要な場合もあるでしょうし、とにかくスピードが最優先という場合もあるでしょう。それらのスペースを見直すことで、その目的に沿った進め方、着地点を調和することができます。

 

会議のスペースについて

 

その一例として、会議の「スペース」に着目してみましょう。

会議を行う上で、当然そこには「スペース」が必要です。

通常、「会議室」や「応接室」といったスペースが用意され、大中小さまざまな会議やミーティングが行われています。
しかし、当然のように「会議室に集まって話始める」という行為自体が、実は会議の質や意思決定の速度を著しく損ねている可能性があります。

人数や議題、集まるメンバーによっては必ずしも一般的な会議室を使うことが最善ではない、ということを考えなければなりません。

 

例えば、会議には下記のようなパターンがあります。

 

オープンスペースで利用する

 

■オープンミーティング

オープンスペースというのは字のごとく、開かれたスペースで行われる会議です。

気軽に会議を行うことを目的としており、通路際のスペースや食堂の一角、極端な話、自席に座ったままでもできます。
「椅子と机があればどこでも会議ができる」というスタンスです。

オープン①

 

■スタンディング形式

スタンディング会議は、「立って行う会議」です。
立ったまま長時間会議を行うことは通常想定されませんから、基本的に短い、端的な会議になります。
オープンミーティングよりも、より気軽に、スピーディーに会議の場を設けることができます。
スタンディング会議用の場としてスペースを設ける場合もありますし、喫煙所などでも行われる可能性もあります。
簡単な業務報告や思いつきのアイデアの共有などスピードが要求される会議で重宝されます。
何より形式的な無駄が省かれますので、最近は取り入れている企業も増えてきた印象を受けます。

オープン②

 

こうしたオープンスペースでの会議のメリットは、
とにかく「場所を選ばず、スピーディーに意思疎通ができる」ことに尽きます。
米アップルのスティーブ・ジョブス氏や米フェイスブックのマーク・ザッカーバーグ氏が青空の下、
ウォーキング会議を行っていたことは有名ですね。
このウォーキング会議などもオープンスペースでの最たるものとなります。

もちろん、デメリットとしては「機密性に難がある」「大勢で行う場合には向かない」
「プロジェクターなどの機具を使いにくい」等が挙げられますが、
それを差し引いてもオープンスペースで会議を行うことのメリットは大きなものであると考えています。

 

クローズドスペースで利用する

 

■会議室

社内や対外向けで、ある程度フォーマルな雰囲気や設備が必要な会議です。

資料の配布が必要だったり、プロジェクターが必要だったり、ファシリテーターがいたり、
書記がいたり、そういった場合には簡易的な会議スペースでは役不足ですので、会議室が必要となります。

クローズド②

 

■応接室

会議室よりもよりフォーマルな、対外向けの会議を想定しています。

内容が伴うことはもちろんですが、「重要な会議、商談である」というフォーマルさが重視されるように思います。

機密性が高いことが望まれます。

クローズド③

 

上記のようなクローズドスペース、つまり個室や部屋で行われる会議にももちろんメリットがあります。
例えば、その「機密性」や「守秘性」はオープンスペースの会議ではなかなか得られないものです。
また、議事録を記載する書記や会議進行のファシリテーターが入ることによって、会議をより生産的なものにできる可能性もあります。

一方で、会議の進め方を間違えることによって、
「会議から何も生まれない」「形式だけの会議になる」というデメリットも
こうしたクローズドスペースでの会議で起こりがちなので、注意をする必要があるかもしれません。

 

オフィスの生産性をあげるために

オフィス・ラボでは、オフィスデザインを行う中で、「生産性をあげるオフィスづくり」を提唱しています。

実はちょっとした工夫を行うことで、劇的に生産性が向上する可能性があります。
会議のスペースを見直すことは、会議が日常的に行われることだからこそ、その用途やスタイルに合わせた
スペースを的確に選択する事が、重要な位置づけであると考えています。

まとめ①

少しでも気になったら、まずはお気軽にご相談下さい。

貴社に最適な「会議スペース」のご提案をさせて頂きます。

 

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