生産性を向上させる働きやすいオフィスとは

 

オフィスの生産性の定義と芽生え始めた意識

 

オフィスの生産性という言葉はだいぶメジャーになってきた印象を受けます。

当コラムでも「オフィスの生産性を目的としたオフィスデザイン」という内容を発信していますし、クライアント様からご相談を受ける際にも「オフィスの生産性を意識したオフィスデザインを」という内容をお受けすることが多くなっています。

そもそも「オフィスの生産性」とはどのような意味合いを持っているのでしょうか。

 

 

よく言われるのは「労働生産性」と「知的生産性」。
前者は例えば「ある製品の仕上がりが一時間に何個生産できるか」や
「就業者1人当たりの名目付加価値はいくらか」というような量的な生産性を表し、
後者は「どれだけ知的生産物が生まれやすい環境にあるか」
「事業を推進するにあたって必要な成果物を生み出せているか」を表します。

 

今までの日本のオフィスでは、
「オフィスの面積を一人あたりの使用面積で割って、これだけの人数を詰め込めるから…」というような、
上述のような労働生産性や知的生産性とは指標の違った考え方が主流でした。
「オフィスの生産性を意識した…」という風潮は、ここ数年芽生えてきた意識なのです。

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オフィスの生産性が日本で注目を集める理由

 

ではなぜ、ここ数年「生産性を高めるオフィス」ということが注目されているのでしょうか。

理由の一つとしては、昔と今とではビジネスの環境が異なっているから、ということが挙げられます。
目に見てわかることも多いのではないでしょうか。
例えば、10年前、20年前は日本の中核であった大企業が買収をされるという現実、
世界に誇る日本の技術を開発した会社がアジアの別地域の後発会社に後塵を拝しているという事実。

ちなみに、世界的に見た日本の労働生産性の動向としては、
2014年時点でOEPC加盟34カ国の中では21位となっています。
「日本人は労働時間の割に生産性が低い」と言われる所以です。
わかりやすい例で言うと、日本とアメリカの時間当たりの労働生産性は1.5倍です。
つまり、日本の労働者が1万円稼ぐ同じ時間で、アメリカの労働者は1万5千円稼ぐ、ということを表します。

急激にグローバル化するビジネスの世界において、
「このままでは…」という意識が少なからず顕在化しているように感じます。
その結果として、「もっと生産性を上げるオフィスを!」ということが近年注目されているのだと考えられます。

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オフィスの生産性を上げたい!では何から始めるか

 

しかし、漠然と「生産性を上げるオフィスを作りたい」と思った時、
まずどのような行動を取れば良いのでしょうか。
気分を変える為にオフィス移転をしてみたり、カラーコーディネートを変えてみたり、レイアウト変更をしてみたり、
ちょっとした変更でも確かに効果があることはありますが、根本的な変革には至らないことがほとんどです。

実は「オフィスの生産性」を考えたとき、まず重要なのは「働き方」を見直すことにあります。

身近な例で考えてみましょう。

ひと昔前の話をすれば、データ処理を紙で行っていた時代はほぼ終わり、今はパソコンでの管理がメインとなっています。
スピードが劇的に上がっていますね。
情報のやり取りはメールがメインとなり、情報は即時に複数人に共有できるようになっています。
携帯電話は一人一台持ち、どこにいても話したい人と話せます。

さらに、時代はより進化しています。

ノートパソコンが安価に一般的になり、メールや資料作りは場所を選びません。
タブレットの普及により、今まで紙の資料がメインだったものが、
大量の資料をタブレット一つで持ち運べるようになっています。持ち運べる情報量が格段に増えましたね。

ウェブ会議とテレビ電話の違うところは、ウェブ会議では資料やデータをその場でプレゼンし、
複数人が1つの会議室にいるかのように会議が行えることです。

メールはもう古いかもしれません。
SNS関係のチャットのやり取りにより、より早く、より個人の意見が言いやすい環境を取り入れている企業も少なくありません。

働き方自体が、よりフレキシブルに、場所を選ばず、時間にとらわれない働き方へと移行をしています。

 

以上を踏まえた上で、実際のオフィスの形態はどうでしょうか。

ミーティングは会議室で、メールや資料作成は自席で、
日報(これ自体は悪いことではありませんが)は自分のパソコンから送り、
チームを跨いだプロジェクトには仰々しいスケジュールが組まれる、
このような形態をとっている企業はまだまだ少なくありません。

以前と比べて、情報のやり取りや意思決定が各段に行いやすくなっている状況で、
一番大切な、それを使いこなす環境が整っていないという印象を受けずにはいられません。

 

一人ひとりの社員のビジネススキルや、情報処理能力、もしくは情報収集能力は、
昔と比べると上がっている、と私たちは考えています。
もちろんそれは、先人達の技術的な革新があってこそですが。

にもかかわらず、「オフィスの生産性」に注目せざるを得ないのは、思うように生産性が伸びていないからに他なりません。
ビジネスツールだけで言えば、他の国にはあって、日本にだけないものというのはほぼ存在しないのでしょう。
であれば、その使い方、その運用方法、活用方法が重要になってきます。

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一辺倒ではない、働き方にあった環境を整えることが必須

 

具体的に言うと、各チームの業務や個々人レベルにおいて、業務遂行の為の環境を準備することが重要です。
上記に記載したような、ビジネスツールを抜本的に取り入れるのも一案でしょう。細かい所を考慮するのであれば、
デスクや椅子の配置、照明、個室環境、会議室などのレイアウトや使い方を見直す。
要は、社員の働き方が変わってきているのであれば、それに環境を順応させることが重要なのではないでしょうか。

 

オフィス・ラボは、オフィス環境をデザインする会社として、オフィスの変移を見続けてきた自負があります。
もちろん当社の環境も変わっておりますし、時代に応じて変わり続ける必要があると考えています。

「オフィスの生産性」を考えるとき、重要なのは見た目や根性論ではなく、その環境にあります。
企業様に応じた、最適なオフィス環境のご提案を通じて、
オフィスの生産性の向上の核となる部分を一緒に作り上げていけたいと考えています。

どうしたら良いか迷っている方、これから少しずつ考えていきたいと思っている方、
是非一度、オフィス・ラボにご相談ください。

 

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