「文書削減」導入~文書削減、意識していますか?~

 

 

こんにちは!オフィスデザイン、移転はすべてお任せのオフィス・ラボです。

 

オフィスにはたくさんの文書があります。文書とは書類、つまり「紙」のことですね。

あなたの机の上や下、更にはキャビネットの中、ロッカーの中、不要な書類はたまっていませんか?持ち運ぶ鞄の中に、不要な書類は入っていませんか?

企画書や提案書、議事録、稟議書、報告書、メモ書きといった誰もが普段触れるものから、会社法に定められている様々な保管書類など、会社にはたくさんの書類があります。

「ペンは剣よりも強し」と揶揄されるように、特に重要な書類は会社にとって何よりも大切なものです。

 

但し、そんな書類のすべてがすべて重要という訳ではありません。
例えば、保管期日の過ぎた書類は保管をしておく必要はありません。

向こう半年、使うことでないであろう、古い企画書や提案書、
報告書やメモ書きは机の中に閉まっておく必要はないのです。

 

ペーパーレスで解決!?

結論からいいましょう。

文書をペーパーレス化するだけでは、文書削減にはなりません。解決しません。

 

文書削減というと、良く「ペーパーレス化」が引き合いに出されます。

文書をすべて電子化することで、物理的な体積をオフィス内から取ってしまおうという考え方です。
皆さんも耳にしたことは1度や2度ではないんじゃないでしょうか?

確かに、ペーパーレスは一見簡単にできそうで、紙の大部分を削除できそうな気がします。
しかし、ペーパーレス化を進めている中で弊害があることは意外とその時になってみないとわかりません。

 

例えば、

・取り急ぎ使わないかもしれないけど、とりあえず電子化しておこう

・電子化したら場所を取らないんだから、あるものすべて電子化しておこう

こういうマインドは危険です。

 

理由は大きく2つ。

1つ目は、データを保管するのもタダじゃないよということです。

よく、文書の保管場所が占める面積にも賃料が発生している、
なんてことが言われますが、データを置く場所をつくるのにもコストはかかります。

サーバーとかオンラインストレージとかですね。

もちろん、物理的な場所が空き、その分を電子的に保管することになるので、
細かい話を始めるとペイするペイしないという話になってくるのですが、
とりあえず、電子文書保管もタダではないということは確かです。

 

2つ目はもっと重要で、その電子文書、誰がどのように管理するのですか、ということです。

電子化する際のタイトルや日付の付け方にルールを決めて、
そのルールに則って作成・検索すれば即座にその文書に辿り着く、と思うじゃないですか。

大きな間違いです。(体験談)

数が多くなればなるほど、形式にハマっていない文書であればある程、
後から探し出すことは困難という他ありません。

ふっと思いついた重要なアイデアを書いたメモ帳の内容が見つからない時の絶望感といったらありません。

要するに、紙の時点で整理整頓されていないものを安易に電子化したところで、
データ上でも整理整頓されていなければ、極端な話、
砂場から砂金を見つけるくらい、プールの中からコンタクトレンズを見つけるくらい、大変だということです。

 

 

文書削減の主な手法

実は文書削減にはちょっとしたコツがあります。

「文書を管理する方法」をいくつか紹介しましょう。

 

①捨てる(廃棄)

簡単なようで、1番難しいかもしれませんね。不要な文書を廃棄します。

 

②書庫や外部倉庫に移管する

滅多に使わない、もしくは基本的に不要だが保管しておく必要がある文書に関しては、
社内に保管しておく必要はありません。
書庫や外部倉庫を活用することで、オフィスをより広く使うことができます。
また、会社内の保管総量を減らすことになるので、
実務的に、利用頻度の高い文書を探しやすくもなりますね。

 

③電子化を行う

何でもかんでも電子化を行うことは先に述べたように危険ではありますが…
きちんとルールに則った電子化は文書削減のために有効な方法です。
但し、もう捨てる文書をわざわざ電子化する必要はありませんし、
身の回りのすべての文書を電子化する必要もありません。
何を目的に電子化し、どう活用していくのか、というビジョンを持って取り組むことが肝要です。

 

④オフィスで保管する

オフィスでの保管は最も身近なことかもしれませんね。
キャビネットや棚、資料室などで文書を保管します。
オフィスでの保管のためには、ファイル保管やバーチカルファイリング、
ボックス式ファイリングなど様々な手法があります。
次回のコラムではこの辺りの詳細を紹介しますね。

 

基本的にはこの①~④を上手く組み合わせることで文書削減は成功すると言われています。

文書削減を成功させるためにまず考えるべきことは、
「オフィス内の文書を◯%削減する」という目標を設けることです。

なんとなくでは上手く行きません。

その上で、廃棄なのか、移管なのか、電子化なのか、オフィスで保管するのか、
ということを整理整頓しながら進めていくことが必要です。

 

初めは時間がかかるかもしれませんが、
慣れてくれば今まで体感したことのなかったスムーズな仕事運びが可能となり、
御社のワークスタイルに影響を与えることができるでしょう。

 

実は文書削減を行うことで、仕事がしやすくなる他に、メリットがあります。

それは、「今まで文書に占領されていたスペースが空く」ということです。

私たちがお手伝いさせていただいてきた会社様の多くは、
文書の整理整頓から生まれたスペースを、リフレッシュスペースやワークスペースとして有効活用されています。

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私たちはオフィスデザイン・移転を一手に請け負う会社ですが、
だからこそ、こうした文書のスペースにおいても、お客様と一緒になって知恵を絞ることができます。

必要なもの、不要なもの、取り急ぎ必要のないもの、
根本的な部分からアドバイスをさせていただくことで、より快適なオフィスワークを提案できると考えています。

是非一度、オフィス・ラボにお声がけください。

きっと、満足いただける提案をお持ちできます。

 

文書削減・ファイリングシリーズ

第1回:「文書削減」導入~文書削減、意識していますか?~ ←今回はココ!

第2回:文書管理のポイント~ファイリング、保存年限、重複管理~

第3回:文書管理のリスクの話

 

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