文書管理のポイント~ファイリング、保存年限、重複管理~

 

 

こんにちは!オフィスデザイン、移転はすべてお任せのオフィス・ラボです。

 

今回は「文書削減」コラムの第2回として、ファイリングの種類や保存年限、重複管理についてご紹介します。

前回の記事で、「外部に書類を移管する」「社内で書類を保管する」という内容がでてきましたね。移管したり、保管したりする時に、ただ単にファイルに閉じて、ダンボールに入れてしまっては後から欲しい文書を取り出すのがとても大変です。

「どのように移管・保管するのか」が重要になってきます。

 

文書削減・ファイリングシリーズ

第1回:「文書削減」導入~文書削減、意識していますか?~

第2回:文書管理のポイント~ファイリング、保存年限、重複管理~ ←今回はココ!

第3回:文書管理のリスクの話

 

ファイリングの種類

 

ファイリングと一言にいっても様々な種類があるのをご存知でしょうか。

ここでは企業でよく使われるファイリングを紹介します。

スペースや使用頻度、書類の数などによって、最適なファイリングが変わってくるんですよ。

 

①ファイル式ファイリング(バインダー式ファイリング)

ep4pic5a

(画像出典:コクヨ株式会社)

 

 これはよく見る形式ですね。

書類に穴を開けて、ファイルに綴じ込む方法です。

大きな本のようになっているので、棚に保管するのに最適です。

 

主なメリットとしては、

  • 種類や日付などファイルに閉じた書類の順番がズレない
  • よく使われる形式のため、取扱い方の認知度が高い

 

などが挙げられます。

 

逆にデメリットとしては、

  • バインダーを開けたり閉じたりする手間がかかる
  • 書類の量とは関係なく、ファイルの背幅分のスペースが必要となる

 

などがあります。

 

 

②バーチカル(垂直)式ファイリング

ep4pic5c

(画像出典:コクヨ株式会社)

 

これは使っていない企業もあるかもしれませんね。

ハンギングフォルダーと呼ばれるバーチカル式ファイリングによく使われるフォルダを使います。
引き出しにズラッとフォルダが並ぶイメージです。

主なメリットとしては、

  • 書類の管理がラク。(出し入れがラク)
  • 多くの書類をまとめることができる。(1フォルダ70~80枚程度)
  • 書類の体系化がしやすい
  • 収納のスペース効率が良い

 

デメリットとしては、

  • 引き出しのサイズ以上の書類の収納ができない
  • 収納スペースが目線より低い位置に限定される。

 

などが挙げられますね。

 

③ボックス式ファイリング

ep4pic5b

(画像出典:コクヨ株式会社)

 

ファイル式ファイリングと併せて、よく利用されている方法です。

引き出しや棚の両方に対応しているのもフレキシブルでいいですね。

主なメリットとしては、

  • ボックスごとに書類を分ければ、管理がしやすい。
  • 什器の中のスペース効率が良い
  • 書類の体系化がしやすい

 

デメリットは、

  • ボックスの中に隙間スペースができる可能性がある
  • ボックスが重くなる

 

などでしょうか。

 

どのファイリングの種類も、長所・短所があります。

企業の収納スペースに合ったファイリングを行いたいですね。

 

 

 

保存年限について

保管が必要な文書にはどのような種類があるのでしょうか。

文書のほとんどは、社内ルールで保管期限を定めます。

しかし、

  • 会計帳簿および事業に関する重要書類
  • 決算に関して作成された書類
  • 雇用保険に関する書類
  • 健康保険・厚生年金保険に関する書類

 

などを始めとする、幾つかの書類は、法律として保存が定められている文書もあります。

どの書類が保存を義務付けられているのかを一度チェックしておくことも必要ですね。

 

その上で、よく使うもの、滅多に使わないもの、使う時期、
原本が必要なもの、複写で良いもの、などを体系的に分けて保管しておきます。

重要書類と言えど、使用頻度の低いものが保管書庫の手前にあるのは賢いとはいえませんね。
滅多に使わないものは、移管したり、
手の届きにくいところに保管しておくことも、保管方法としては正しいです。

企業によってスタイルの変わってくるものですが、大枠は変わらないため、
是非保管の成功事例を参考にしてみてくださいね。

(因みにオフィス・ラボではたくさんのお客様のお手伝いをしていますので、良いアドバイスができますよ!)

 

重複管理について

 

重複管理とは、簡単に言えば、書類のコピーをどう管理するか、ということです。

例えば、

  • 1つの原本で部署間に渡って同じ書類が必要な場合
  • 複数人で書類を閲覧する場合
  • 原本は社外にあるが、自社内で証拠としてコピーが必要な場合

 

形と目的は違えど、社内にはたくさんの書類のコピーがあります。

皆さんの周りにも「重要書類のコピー」「だけど使わない」というような書類はないでしょうか。

あと意外と知られていませんが、複数人が書類のコピーを保管することは、
情報漏えいの危険性も高まるんですよ。

 

不要になったコピーはため込まずに廃棄する。

電子データで済むものに関しては、電子データで済ます。

こうしたことを個々人が意識的に行うことで、驚くほど身の回りがスッキリします。

重要なのは、 廃棄ルールを明確にすること です。

書類であれば保管場所の、
電子データであればサーバーの保管費用がかかっているということも意識して、
身の回りのダイエットに励みたいですね!

 

 

いかがでしたでしょうか。
今回は、文書削減のポイントとして、ファイリングの種類、保存年限、重複管理についてまとめてみました。

オフィス・ラボでは、オフィスづくりの一環として、
こうした文書管理の事も踏まえ、オフィスデザインを提案させていただいています。

皆さん、是非お気軽にご相談ください!

 

(画像出典:コクヨ株式会社)

 

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