あなたのオフィスは大丈夫?文書管理のリスクの話

 

 

こんにちは!オフィスデザイン・移転はすべてお任せのオフィス・ラボです。

 

「文書削減」コラムも終盤戦、第3回を迎えました。

今回は特に大事な話、「文書管理のリスク」の話をご紹介します。

 

文書削減・ファイリングシリーズ

第1回:「文書削減」導入~文書削減、意識していますか?~

第2回:文書管理のポイント~ファイリング、保存年限、重複管理~

第3回:あなたのオフィスは大丈夫?文書管理のリスクの話  ←今回はココ!

 

 

どんなリスクがあるのか?

 

文書のリスクと聞いて、皆さんはどんなリスクを思い浮かべるでしょうか。

情報漏えい、誤廃棄、紛失、盗難、実はリスクと一言に言っても様々な形態があります。

紛失や盗難が情報漏えいに繋がったり、
誤廃棄によって契約の見直しを迫られたりすることは少なくありません。
社内リスクにしろ、対外リスクにしろ、文書の取扱い一つで、企業に大きな損害を与えることになりかねません。

 

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特に最近は情報漏えいのニュースが枚挙にいとまがないため、
その恐ろしさ、重要性をわかっている人も多いのではないでしょうか。

社名は伏せますが、ごく最近のニュースだけでも、

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2016/11/18:顧客情報が複数サイト上に投稿、過去の不正アクセスで流出か

2016/11/18:化粧品通販サイトに不正アクセスし、クレカ情報流出の可能性

2016/11/17:取引先情報など含む記録媒体が一時所在不明に

2016/11/17:学生名簿を配送会社が紛失

2016/11/16:合否結果など就活学生の個人情報を誤送信

2016/11/16:顧客情報記載の帳票を紛失

2016/11/15:不正アクセスで会員情報流出の可能性

2016/11/15:高校の出席簿や修学旅行参加承諾書が所在不明に

2016/11/11:企業から返送されたアンケート調査票を誤廃棄

2016/11/11:学校が提出した個人情報含む書類を紛失

2016/11/11:個人情報記載の調査関係書類を一時紛失

2016/11/10:経団連のパソコンが外部と不正通信

2016/11/10:ホスティング事業者からクレカなど個人情報が流出

2016/11/10:委託先で車両盗難、個人情報や水道メーターが被害に

2016/11/10:取引先関係者の個人情報含むスマホを紛失

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驚くほどたくさんの事例を見ることができます。

情報漏えいというと、「外部からの攻撃が…」とか「社内の人間の仕業で…」といった
外部要因のせいにしがちですが、注意すべきところはそこではありません。
(もちろん、そうした注意も必須ですが。)

上記には15件の例が並んでいますが、これを大ざっぱにカテゴリー分けすると、

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紛失や所在不明:7件

不正サクセスや不正通信:4件

誤送信、誤廃棄:2件

その他:2件

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となっています。

つまり、紛失や誤送信、誤廃棄といった内部要因のミスが元で、60%の情報漏えいが起こっていることになります。

すなわち、内部要因のミスを減らすだけで、大幅にリスクを減らすことができると考えられます。

 

実際、NPO日本ネットワークセキュリティ協会が2013年にまとめているデータでは、

誤操作:34.9%

管理ミス:32.3%

紛失・置き忘れ:14.3%

盗難:5.5%

不正アクセス:4.7%

その他:8.3%

と実に80%以上が内部要因のミスが原因となっています。

 

 

どのような時にリスクが起こるのか?

 

「パソコンに不正アクセスされた」

「USBなどの記録媒体を紛失した、盗難にあった」

「メールの誤送信をしてしまった」

リスクが起こる可能性は様々ですが、実は「紙媒体からの情報流出」が大部分を占めていると言われています。

先の2013年のデータでは、紙媒体からの漏えいは67.7%とされています。

 

つまり、大ざっぱに言ってしまえば、

・紙媒体の管理を確り行い、

・内部要因のミスを減らすことで、

文書管理のリスクの多くは減らすことができるということです。

 

ここで、第1回、第2回でご紹介してきた、「文書管理」の大切さが活きていきます。

例えば、重要書類を重複管理している場合、管理する数や人数が多ければ多いほど、
紛失の機会も増えることは容易に想像できます。

然るべき方法で保管すること、然るべき方法で破棄することが重要となってきます。

個人情報関連の書類は特に取扱いに注意しなくてはなりませんね。
机の上に置きっぱなしになっていないでしょうか。
「ウチに限って情報漏えいはないだろう」と安易に考え、書類をぞんざいに扱っていないでしょうか。
情報の1つ1つが企業の財産です。
簡単に比較は出来ませんが、場合によっては、個人の通帳や銀行印と同じくらい大切なものです。

そのことをキチンと知った上で、文書管理に携わらなければなりません。

 

 

文書管理のリスクを減らすために重要なこと

 

・ルールを決める

・システム化する

・保管場所の整理整頓をする

このようなマニュアル化が文書管理の基本となってきます。

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個々人が好き勝手に文書管理をしていては、紛失の確率も上がってしまいますね。

前回ご紹介したファイリングはもちろん、前々回ご紹介した、
電子化、外部管理、内部管理などを社内で徹底することが、文書管理リスク軽減の早道です。

 

しかし、実際どこからどう手を付けていいかわからない、という方も多いです。

社員数が多ければなおさらですね。

 

そんなときは、是非私たちに相談ください。

多くのファシリティーによる好事例や、運用のアイデアを常にストックしております。

オフィスづくりの専門家として、必ず御社の役に立つ提案ができると考えています。

 

 

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