コクヨ株式会社の「オフィスカイゼン委員会」に見るオフィスのあり方

 

こんにちは!オフィスデザイン・移転はすべてお任せのオフィス・ラボです。

 

最近「オフィス・ラボさんのコラム見てますよ~」という声をかけていただく機会も増えてきて、嬉しいと思う反面、「もっと皆さんに役立つ記事を書こう!」と気を引き締めています。いつもは私たちの仕事のことや、仕事への取り組みについて情報発信することが多いのですが、今日はちょっと趣向を変えて、他社さんのまとめサイトをご紹介したいと思います。

 

私たちは仕事柄、常に最新のオフィス事情をチェックしています。

そんな中で今回、コクヨ株式会社の「オフィスカイゼン委員会」という情報サイトが目に止まったので、ご紹介しますね。

 

 

オフィスのソフト部分に注目してみる

 

オフィスカイゼン委員会は、一言で言うと、

「オフィス生活の痒いところに手が届く」サイトといったところでしょうか。

「オフィスのソフト部分に注目している」と言い換えても良いかも知れません。

 

通常オフィスづくりでは、レイアウトやデスク、チェア、配線、デザインといった部分が注目されがちです。

「オフィスづくり」と聞いて、こういったことを思い浮かべる人も多いのではないでしょうか。

これは言うなれば、オフィスのハードの部分です。

 

一方で、実際にそのオフィスで人が動き始め、働き始めると、

整理整頓の仕方や、オフィス内の動線、働きやすさなど、オフィスのソフトの部分が見えてきます。

 

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*オフィスのハード部分*

レイアウトや什器、デザインなど、箱の部分

*オフィスのソフト部分*

整理整頓、毎日の掃除など箱以外のオフィス生活に関わる部分

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最近、オフィスづくりの相談を受けて思うのが、

・働きやすい、かっこいい会社にしたい

という思いがある反面、

・そのオフィスでどう働いていくのかのビジョンが不明瞭である

という方が多いな、ということです。

 

例えば、国内で人気のiPhoneを例にしてみましょう。

iPhoneがなぜ人気を博しているのか?

それは、

・外見がスタイリッシュでスマートなこと

・説明書なしで直感的につかえる使いやすさ

が主たる理由だと言われています。

 

これが、「分厚い外見で重い」とか「アプリの動きが重くてストレスになる」とかだったら

こんなに流行っていなかったと想像できませんか?

要は、かっこいい外見(ハード)と、使いやすさ(ソフト)が両立しているから、人気を得ていると考えられます。

 

話をオフィスに戻してみましょう。

オフィス移転やオフィスデザインの会社のホームページに

綺麗なオフィスの写真が載っているのを見たことはあるでしょうか?

 

「こんなところを工夫しました」

「このエントランスがお客様からの評判が良いエントランスです」

「会議室はオープンです」

「リフレッシュルームが充実しています」

きらびやかな写真と、夢が膨らむ言葉が並んでいます。

 

もちろん、これは皆さんにイメージを伝える上で重要なことです。

ハードがかっこ悪かったらなかなか見て頂けませんからね。

しかし、外見と同じくらい、もしかしたらそれ以上に重要なことは、

「そのオフィスでどのように働いていくのか」ということです。

 

 

例えばこんな考え方はどうでしょう

 

ソフト、ソフトといってもなかなかイメージが沸きませんので、

コクヨ株式会社のオフィスカイゼン委員会から事例を見てみましょう。

 

①一斉清掃「掃除はいつでもできると思っていませんか?」

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http://www.kokuyo-furniture.co.jp/kaizen/recipe017.html

この記事では、「掃除はいつでもできると思っていませんか?」ということを命題に、

「みんなで掃除をする時間を決めておく」ことを奨励しています。

 

いくら綺麗なオフィスでも、掃除を疎かにしていたら汚く見えてしまうもの。

見た目が悪いだけでなく、必要な書類が見つからないなんていう実害も伴ってきます。

 

例えば1週間に10分でも、社員みんなで掃除をすることを決めておけば、

業務効率を図る最短の近道となります。

 

 

②共有文具「引き出しの中に、あまり使わない文具が入っていませんか?」

http://www.kokuyo-furniture.co.jp/kaizen/recipe012.html

 

この記事では、「引き出しの中に、あまり使わない文具が入っていませんか?」ということに対して、

「探すムダ、取り出すムダ、戻すムダをなくしましょう」と結論づけています。

 

毎日使う文具であれば、手元に置いていて問題ないのですが、たまにしか使わない文具、ありませんか?

大型ホッチキスやガムテープ、修正液、パンチャーなど、

「いつも使うわけじゃないけどたまに使う」ものは意外と多いものです。

 

そんな時、「前あった気がするんだけど、誰が持っていたかなー」とか、

「とりあえず△△さんに聞いてみよう」ということになっていませんか?

 

探しているあなたの時間もムダですし、対応している△△さんの時間もムダになってしまいますね。

共有部分を決めておいて、使ったらそこに必ず戻すということをルール化しておけば、

そのような煩わしさから開放されますよ、といった内容になっています。

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これは一例でしかありませんが、この他にも「快適に働くための知恵」は沢山あります。

・今のオフィスでどう快適に働くか

・新しいオフィスでどういう風に働いていきたいのか(できるだけ具体的に!)

を考えることは、毎日のオフィスワークのためにも大切なことです。

 

オフィスづくりの世界にも流行り廃りがあり、1年前に脚光を浴びた内容が、今年も良いかというとそうではありません。

「今どんなトレンドなのか」ということを勉強し続けることはもちろんですが、

いちばん大切なことは、御社にどんなオフィスがあっていて、

どのように働いていくのかというビジョンが明確になっていることです。

 

私たちオフィス・ラボは、常に最新のオフィス事情をウォッチしつつ、

御社に最適なオフィスづくりの提案ができる、知識、土壌があります。

オフィスのことならオフィス・ラボ。どんな些細なことでも良いので、一度お問合せをしてみてください。

きっと、御社の満足の行く提案ができると思います。

 

(写真・情報提供:コクヨ株式会社)

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