働き方

あなたは手帳派?スマホ派?みんなのスケジュール管理事情

 

こんにちは、オフィスラボです!

新年を迎え早くも1ヶ月が経とうとしています。

もう挨拶回りなども落ち着いて…いつもどおりの日常になってきていますね。

 

 

新年と言えば、新しいことを始めたくなる時期。

新しく資格の勉強を始めたり、スポーツジムに通い始めたり、部屋の模様替えをしてみたり。

色んなことにチャレンジしている方も多いのではないでしょうか。

 

そんな中、「よし今年こそは!」と思うことの一つに「スケジュール管理」があります。

特にスケジュール管理の型が決まっていない人にとっては毎年

「どの手帳にしようかなぁ」

「今年はスマホのアプリでスケジュール管理してみようかなぁ」

など、色々と考えることが多くなります。

 

巷には「〇〇手帳」や「簡単スケジュール管理!」

などという言葉がわんさか出回っていますね。

「自分に合った手帳ってなんだろう?」と迷ってしまう方も少なくないのではないでしょうか。

 

ご存知の方も多いと思いますが、手帳であれば、「何月始まりか」によって種類が分かれています。

例えば、

・1月始まり(新年を一区切りとした手帳です)

・4月初まり(年度の切替えに合わせた手帳です)

・9月始まり(こちらも期代わりに合わせた手帳となります)

などはお店にも都度並んでいるので、目にしたことがある人も多いのではないでしょうか。

 

今のタイミングであれば、ちょうど年度替わり、

4月スタートの手帳を探している人が多い時期となります。

スマホのアプリであれば、特に何月始まりか、というのは決まっていませんが、

「心機一転」ということを考えるのであれば、

使い始めは手帳と同じ時節の変わり目であることが多いような気がします。

 

 

手帳派?アプリ派?

スケジュール管理の大切さや方法論については、沢山の情報があります。

極論を言ってしまえば、スケジュール管理の仕方に正解はなく、

個人個人が使いやすいアイテムを、使いやすい方法で使っていく、ことが必要になります。

 

なので、当コラムでは、「どうやってスケジュール管理をする?」というよりも、

「手帳で管理する?スマホで管理する?」という切り口で考えてみたいと思います。

 

まずは論より証拠。手帳派の人とスマホ派の人の声を聞いてみましょう。

(筆者の知人を中心にヒアリングした内容を元に記載しています)

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■手帳派の人の意見

・手で書くことで記憶が定着する

・気付いた時にサッと書き込める

・まとめて予定を把握できる、見返すのも楽

・余白にちょっとメモ書きなどにも使える

・時系列に自分の文字で並んでいくので、日記のような役割も果たす

・色々なデザインがあり、お気に入りのものは愛着がわく

・スマホでアプリを起動することが面倒

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■スマホ派の意見

・リマインダーで予定を忘れない

・かなり昔のデータまで見返すことができる

・名刺や地図との連携でスケジュール管理以上の役割を果たしている

・肌身離さず持っているため、「手帳を忘れた」ということがない

・人に予定を共有することなどが格段に楽

・スペースが足りなくて書けないということがない

・スケジュールとメモを一括で管理できる、タスク管理も一元化

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色々な意見が上がっていますが、皆さんはどう思いますか?

どちらの派閥にも相応のメリット、デメリットがありそうです。

中には、「両方使っている!」という人もいましたよ。

 

個人的には、

・手帳はレイアウトの自由度と記憶の紐付けといった点がメリット

・スマホはスケジュールの共有やリマインダーがメリット

と思っています。

 

 

例えば、

手帳であれば「ああ、あの時こんなこと考えていたなぁ」

「去年はこんなペンを使っていたなぁ」などという

スケジュール+αの気持ちや情報を記録することができます。

 

また、「あの頃の自分はこうやってスケジュール管理をしていたんだ」や

「なんでこんなこと書いたんだっけ?」という過去の自分と向き合ったり、

気付きに繋がることも多い気がします。

 

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仕事をする時に手帳を使っているという人はまだまだ大勢います。

パラパラとめくって情報を連続的に見ることができるので、

単発的なスケジュール管理はもちろん、

行動の見返しや今後の中長期的な計画といったことまで管理できることが人気の理由の一つです。

ちょっと思いついたアイデアをすべて手帳にメモしておけば、

アイデア帳としての役割を果たしますね。

言わば、「仕事の設計図と記録表」として使えるという訳です。

 

 

一方スマホのスケジュール管理は、

他の人との共同作業におけるスケジュール管理がスムーズであることや、

メールの日付とスケジュール管理の連動など、

「スケジュール管理の本質(予定を滞り無く進める)」ということにはめっぽう強いイメージです。

 

他の人のスケジュールもオンラインで確認できることは珍しくないですし、

時間単位で予定を組むこともお手の物です。

ただし、手書きの手帳のように「ちょっと思いついたことをメモする」ということはしにくいかもしれません。

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仕事のスケジュール管理でスマホを使っている人も最近は増えてきています。

グループワークで情報共有をしたり、会社のスケジュールシステムと連動できたりもするので、

個人はもちろん、複数人でのスケジュール共有などに強みを発揮します。

また、場所を調べたり、その時の会議の資料をスケジュール内に添付したり、

その時出会った人の名刺も添付できたりとスケジュール以外の様々な情報を一元的に管理することができます。

情報化社会において、スピードや情報量を格段に上げることのできるスマホでのスケジュール管理は、

使いこなすことが必須ともいえるのではないでしょうか。

 

 

さて、どうやら手帳もスマホも「どちらが良い」という結論はでなさそうですね。

ただ、利用シーンによって最適なツールを選択する、ことはできそうです。

 

スケジュール管理を考えるときは、自分がどういう環境に置かれているのかによって決めると良いと思います。

他の人とスケジュール共有をすることが多いならスマホが良いかもしれません。

書くことで新しいアイデアが生まれる人は断然手帳ですね。

 

次回は「個人とチームのスケジュール管理」ということに注目してみます。

スマホでチームのスケジュール共有ができるのはわかったけど、手帳の場合はどうするの?

手帳とスマホのいいとこ取りはできないのだろうか?

皆さんがどういった上手い使い方をしているのかを事例に挙げながら、まとめていきます。

乞うご期待ください。

 

次のコラムはこちら↓

仕事におけるチームのスケジュール管理について

 

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