仕事におけるチームのスケジュール管理について

 

 

こんにちは、オフィスラボです!

 

前回のコラムでは「個人のスケジュール管理」についてまとめてみました。

あなたは手帳派?スマホ派?みんなのスケジュール管理事情

 

手帳を使ってスケジュール管理だけではなくアイデアを創出したり、

スマホのアプリを活用してデバイスを跨いだ効率化をはかったり。

または、その両方を使ったり。

手段は違えど、「個人のスケジュール管理を確りする」ことは、

私たちの仕事やプライベートの生活を効率的に、生産的にしてくれることがわかりました。

 

今回はちょっと視点を変えて、「仕事におけるチームでのスケジュール管理」について考えてみたい思います。

 

チームのスケジュール管理

 

結論からいうと、「個人のスケジュール管理」と「チームのスケジュール管理」は異なります。

 

個人のスケジュール管理は基本的に自分の予定が常に中心にありますね。

それに対して、チームのスケジュール管理は、複数人のスケジュールが同時に管理されなければなりません。

 

例えば、商談の日程を決めたり、タスク管理を行うときも、1人ならスッと決められることも、

複数人が関わった場合には各々に確認を取らなければならない、なんてことも起こります。

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イメージとしては上記の図のようなイメージです。各々の個人が自分なりのスケジュール管理方法を持っています。

チームのスケジュール管理は、それとは別に、個人が集まって新たに形成されるグループとなります。

 

個人のスケジュール管理が個人の生産性向上や効率化を促したように、

チームのスケジュール管理も上手く使いこなすことで、会社全体の生産性向上や効率化を促すことができます。

 

 

■チームのスケジュール管理の手法

 

>>ホワイトボード

チームのスケジュール管理には様々な手法があります。

例えば、昔から使われている有名な方法としては、ホワイトボードがあります。

まだまだ現役で活躍している会社も多いのではないでしょうか?

・ホワイトボードにチームメンバーの予定を一覧にしておき、メンバーの行動の見える化を行う

・複数人が関わるプロジェクトのタスク一覧を記載しておき、プロジェクト全体の進捗の確認を見える化する

などは、思い返せば小中学校から慣れ親しんだ手法かもしれません。

 

>>ガントチャート

また、仕事のチーム進捗を管理する方法として、ガントチャートを好む人もいますね。

下図のような表を目にしたことはありませんか?

ガントチャートとは、

“プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられる表の一種で、

作業計画を視覚的に表現するために用いられる。

棒グラフの一種でもあり、横棒によって作業の進捗状況を表す。”(以上Wikipediaより引用)

ものです。

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>>クリティカルパス

チームでプロジェクトを管理する時によく用いられる手法としては、クリティカルパスも有名です。

クリティカルパスは「そのプロジェクトを最短で完了させるための一番重要な道程」と考えるとわかりやすいかもしれません。

 

例えば、

作業A→作業B→作業C→完了

という流れがあったとします。

作業Bは作業Aが終わらないと始められません。

作業Cは作業Bが終わらないと始められません。

例えば作業Bが遅れてしまった場合、当然作業Cは遅れ、完了も遅れます。

 

一般に、クリティカルパスを明確にし、そのスケジュールを遵守することは非常に重要なことと考えます。

 

こうした手法は、過去には手書きのグラフなどで使われてきた古い手法です。

今はネットで少し探せば無料のフォーマットかいくらでもありますから、

プリントアウトして使っている人も多いのではないでしょうか。

 

さらに、近年では非常に多くのスマホアプリが台頭していますね。

Googleカレンダーやチャットワークなどを、スケジュール管理、タスク管理などで使っている人は大勢います。

 

こうした「いつでも複数人のスケジュールを手元で確認できる」ことは、

今までの手法を、より早く、より柔軟に行うことができるツールです。

 

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もちろん、上記に紹介したようなツールを確りと使いこなせれば、

チーム全体としての作業効率、目標達成率、生産性などは向上し、成果を上げることができるでしょう。

 

しかし、現実にはなかなか上手く機能しない場合も多いようです。

 

・個人でスケジュール管理してるんだから大丈夫

・自分のやるタスクだけ把握しておけばOK

・どうもオンラインのスケジュール管理は使い慣れないから避けてしまう

・チーム管理のはずなのに使っている人は一部しかいない

・ルールを決めたはずなのに守られない

 

もしかしたら思い当たる節がある人もいるかもしれませんね。

難しそうだな~、上手くいかないんだよな~、とボヤキが聞こえてきそうです。

 

 

■チームも個人と同じ

 

でも実は悩むことはないのです。

個人のスケジュール管理が人それぞれだったように、

チームのスケジュール管理もチームそれぞれだということを覚えておかなければなりません。

 

チームや会社は様々な人の集合体です。

オンラインのスケジュール管理が得意なチームもあれば、テンで苦手なチームもあります。

チームの中にも、手書きのスケジュール管理を好む人もいれば、すべてをスマホで完結する人もいるでしょう。

いちばん大切なのは、今目の前にあるプロジェクトに対し、チームで最大の結果を出すこと。

そのために、チームとしてどうスケジュール管理をするのがベストなのかを良く話し合う必要があります。

 

例えば、ホワイトボード派の人とスマホ派の人が混在している場合、

・必ずホワイトボードに進捗を記載する

・その内容をスマホカメラで撮り、オンラインで見られる共有フォルダに定期的にアップする

などといった、チーム独自のルールを決めることで、一見ちょっと面倒でも、

結果としてチーム全体で情報共有がスムーズにできるようになる手法もたくさんあります。

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これから4月に向けて、新しい部署に配属になったり、新しい門出を迎える人もいるでしょう。

来年度の計画を今まさに立てているという人もいるでしょう。

そんなときは、是非このコラムを思い出してみて下さい。

たかがスケジュール管理、されどスケジュール管理。

個人、チームと意識を変えていくことで、会社全体の生産性が大きく変わってくること間違いなしです。

 

 

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