社内コミュニケーションの活性化アイデア(2/3)

 

こんにちは、オフィス・ラボです。



前回のコラムでは、「働き方に多様性が許容される、または求められる今、コミュニケーションのあり方にも多様性が重要になってくる」ということをご紹介しました。ダイバーシティというマネジメント的な考え方にも触れましたね。

 


※詳しくは、社内コミュニケーションの活性化アイデア(1/3)でご紹介しています。

 

 

そして、コミュニケーションのパターンとしては、

①オンラインとオフラインのコミュニケーション
②オフィス内とオフィス外のコミュニケーション
③対同僚、対上司、会社全体のコミュニケーション

という3つのパターンに分類しました。

今回から、「社内コミュニケーションのアイデア」をパターン別に見ていきたいと思います。


第2回目の当コラムでは

①オンラインとオフラインのコミュニケーション
②オフィス内とオフィス外のコミュニケーション

について言及していきたいと思います。

 

 

①オンラインとオフラインのコミュニケーションについて


直接会って話すことや書類を郵送することはオフラインに分類されます。
また、飲みニケーション(居酒屋などで飲みながらコミュニケーションを行うこと)も
オフラインのコミュニケーションの一つです。


一方で、電話やメール、ビデオ電話やチャットなどはオンラインのコミュニケーションと言えます。

回線が繋がっていれば、世界中の誰とでも、即座にコミュニケーションをとることができますね。

 

以前はコミュニケーションの基本はオフラインでした。

大事な話や会議は直接会って行う。

重要な書類は郵送で行う。

今でもこうしたことを重視している方も多いのではないでしょうか。

 

ただ、最近ではオンラインのコミュニケーションも無くてはならない、

必須のスキルとして考えられています。

遠方のクライアントとメールで話を進める、

全社会議はビデオ通話を利用して交通費をかけない、

ホウレンソウを電話で行う、

書類をPDF化してチャットでやり取りする。

 

こうしたやり取りが日常化しています。

 

こうしたフレキシブルなやり取りが可能になった結果、

テレワークやサテライトオフィスといった、

いわゆる「会社の外で仕事をする」という働き方も増えてきました。

 

コミュニケーションを取ろうと思えば、電話やメール、チャットですぐに取ることができます。

仕事もオンラインの環境であれば、できないことの方が少ないかもしれません。

例えば、手術を受けるといった場合にも、

海外で神の手を持つ医師の手術を日本の田舎の病院で遠隔で受ける、

ということも技術的には可能です。

 

要は、仕事をするのに必ずしも会社に(その場に)いる必要はない、ということですね。

 

ここで問題なのは、

「オンラインでのコミュニケーションは、オフラインのコミュニケーションの代わりに100%なるのか」

ということです。

 

個人的には、今の段階ではNOだと思っています。

理由は、人によってコミュニケーションの捉え方が違うからです。

 

年齢や性別に関わらず、「大事な話は直接会って話すべきだ」という人もいるでしょうし、

「電話でOK」という人もいるでしょう。

何かミスをした時に、「直接顔を見て謝らないと誠意が見えない」と考える人もいるでしょうし、

「謝罪は電話でいいから、今後の行動で示して」という人もいるでしょう。

 

繰り返しますが、年齢、性別を問わずです。

 

よって、どの人とのコミュニケーションなのか、

どんな会社とのコミュニケーションなのか、

ということを良く考えてオンラインかオフラインかを

使い分けなければいけないのではないでしょうか。

 

 

②オフィス内とオフィス外のコミュニケーションについて

 

次に、オフィス内とオフィス外でのコミュニケーションについてです。

これは、「①オンラインとオフラインのコミュニケーション」と内容が被りますね。


要は、オンラインやオフラインのコミュニケーションをオフィス内、オフィス外で

どのように行っていくかということに尽きます。

 

ちょっと具体的なサービス名で見てみましょう。

 

・チャットワーク

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オンラインのチャットを利用したコミュニケーションツールです。

データのやり取りやグループワーク、タスク管理などができるため、

利用している会社も多いようです。

社内外問わずにプロジェクトの進捗を複数人で管理できる強みがあります。

 

 

・デスクレイアウト

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「?」と思われる方もいるかもしれませんが、これも立派なコミュニケーション媒体です。

パーテーションでデスクを区切る区切らないから始まり、

フリーアドレスレイアウトの導入や、リフレッシュルームのレイアウトなど、

社員同士がコミュニケーションを取りやすい環境を整えている会社は少なくありません。

ちなみにこれは、オフィス内でのコミュニケーションですね。

 

・SkypeやGoogleハングアウトなどのビデオ通話

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オンラインのツールで、遠隔の人との打合せに利用します。

ただ顔を見て話すだけではなく、同じ資料を見ながら話したり、

ビデオ通話をしながら共同作業をしたりということを複数人で行うことができます。

オフィス外でのコミュニケーションと考えられます。

 

・サンクスカード

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昔からあるオフラインのコミュニケーションツールですね。

「感謝の対象を見える化する」ことを目的に使われることが多いです。

「○○してくれて、ありがとう」という文字が紙で残っていると、

口で伝えてれる感謝とはまた違う印象を持ちますね。

オフィス内でも使えますし、オフィス外でも使えますね。

 

 

オフィス内にしろ、オフィス外にしろ、コミュニケーションの手段は数多くあります。

個人的には、もっとVR技術が発達すれば、家にいながら、

オフィス内で働いているような(もちろん、横には別の社員もいて)環境を作れるのでは…

と思ったりしています。

 

 

いかがでしょうか?

職場で生かせるアイディアはありましたか?

次回は

③対同僚、対上司、会社全体のコミュニケーション

について言及していきたいと思います。

 

 

 

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