皆さんこんにちは、オフィス・ラボです。
今回は、『ペーパーレス化 × SDGs』についてご紹介いたします。
当社のSDGsの取り組みについては下記リンクをご参照ください。
https://www.officelab-ka.com/news/6917/
▼「ペーパーレス化」の広がり
かつて、ペーパーレス化は森林伐採を減少させるため、主に環境保護を目的として進められていました。
同時に、近年はペーパーレス化の目的も多様化してきています。
IT化に伴いボーダーレスな社会が進み、ペーパーレスの目的は、意思決定スピード向上、さらには競争力強化へと変化しています。
この記事では、ペーパーレス化×SDGsについて、どのような関りがあるのか、弊社の取組と合わせてご紹介いたします。
▼ペーパーレス化のメリットは？
現在では、電子承認の広がりやリモートワークの推進に伴い、ペーパーレスを導入している企業が多くあります。
一般的にペーパーレスを進めることによるメリットには、下記などが挙げられます。
① コストの削減
② 作業効率の向上
③ 安全性の向上
▼ペーパーレス化×SDGs ～私たちが実践していること～
ここからは、実際に弊社で実践していることをご紹介いたします。
①パーソナルロッカーの設置(フリーアドレスの導入)
パーソナルロッカーを配置し、フリーアドレスの運用を行いました。
出社後、その日に必要な仕事道具をパーソナルロッカーから取り出し、外出や退社時にオフィスから出る際は、ロッカーに荷物をしまいます。
パーソナルロッカーは収納できる容量が明確に決まっているため、余分なモノを溜め込むことができません。
必要最低限の書類や小物だけを収納し、無駄なモノは処分したりペーパーレス化を進め、整理整頓を徹底しています。
②溶解ボックスの導入
既存のシュレッダーに加え、溶解ボックスを導入しました。
溶解ボックスは、シュレッダーと比べると機密文書廃棄の手間が減り、ペーパーレス化の後押しとなっています。
また、溶解処理では、廃棄された機密書類を解し、紙繊維に変えます。
その紙繊維は製紙原料となり、ダンボール、更紙、再生紙などを製造することが可能になります。
溶解処理は焼却処理とは異なり、CO2や有害物質を排出することが少なくなります。
溶解処理し、再生紙として製造することは、木材をパルプ化して製造する場合と比べて、トータルのCO2排出量を削減することができます。
③ペーパーストックレス
弊社では、業務上図面を出力して確認するなど、完全なペーパーレスの実現は難しいのですが、出力後に不要になったものは廃棄し、必要なものはPDF保存を行い、”ストックしない”習慣づくりを行っています。
そのためのツールとして、スキャナーの導入や、手書きのメモが可能なタブレットPC端末の導入など、ハード・ソフト両面で対策をとっています。
ペーパーストックレスを進めることで、無駄なファイリング作業が削減されました。
④リモートワークへの対応
ペーパーレス化とテレワークは密接な関係にあります。
時間や場所にとらわれずに仕事をするためには、仕事に必要な書類へ、いつでもどこからでもアクセスできる必要があります。
ペーパーレス化を行い、サーバー上で保存、ネットワークからアクセス、デバイスを使って閲覧できるようにすることで、コロナ禍でのリモートワーク運用にも柔軟な対応が実施できております。
⑤空間の有効活用（ABWの実践）
書類のデータ化はコスト削減だけではありません。
それまで書類の保管場所としていたスペースを新しく活用することができます。
オフィスのフリーアドレス化によって、これまでに比べて自由度の高いオフィス活用が期待できます。
弊社では、空いたスペースにweb会議用ブースなどを設置し、業務内容によって働く場所を選ぶ、ABWの要素を拡大することができました。
(※特殊強化ダンボールを使用した弊社のオリジナルブースです。)
⑥ サステイナビリティへの取り組みとして
①～⑤の取組みにより、サステイナビリティの取り組みへと繋がっております。
日本製紙連合会の調べによると、日本の紙・板紙の消費量は世界の中でもトップクラスとなっています。
ペーパーレス化を進めることで、紙の廃棄を抑え、環境や資源に配慮している企業・SDGsに前向きな企業として対外的にとらえられ、ITを活用し、効率的に業務を進めているイメージを持たれます。
上記より、文書削減の好循環をつくり、SGDsの、3.「すべての人に健康と福祉を」、4.「質の高い」12.「つくる責任 つかう責任」に貢献しております。
実践にあたっては、各社様の企業文化などにより導入のハードルは様々です。
実践のノウハウは是非、弊社までご相談ください！
