こんにちは、オフィス・ラボです。
「DESIGNER'S REPORT」はオフィス・ラボのデザイナーが、設計デザイナー目線でオフィスにまつわる様々なことについて、考察していくレポートです。
全３回にわたり「ResizeOffice（リサイズオフィス）」の課題や解決方法など、実際の事例を交えてご紹介します。初回は「ResizeOffice（リサイズオフィス）が増えている理由」をテーマにしてお伝えしました。
今回は、リサイズを実施する上で大切なポイントについてお伝えいたします。
オフィスのリサイズを検討、実施する上でどうしてもコスト削減が先行しがちです。当然ながらコスト削減は大きな目的の一つになりますが、それだけが先行してしまうと最終的にはコスト削減に繋がらず、かえって余計なコストが掛かりプロジェクト自体が頓挫してしまうこともあります。
今回は、リサイズを行う上で重要なポイントをご紹介していきます。
【POINT】
１．目標、目的の明確化
２．適正面積、人数の把握
３．今後の事業や採用の計画
POINT１．目標、目的の明確化
～プロジェクトの目的、目標にワーカーの納得感を～
ここでのポイントは２つ、「明確な目的、目標」「ワーカー（利用者）の納得感」です。
面積縮小やコストダウンだけが明確な目標で、ついでに働き方を変えてABWなどを導入してみようという理由は多くのお客様から伺うことがあります。
しかしながらこのスタートは働き方や求める生産性についての目的、目標が曖昧になりがちです。プロジェクト立上げ時にしっかり時間を掛けて、ワーカーを巻き込んで生産性向上、コミュニケーションの活性化、などの課題に対する成果目標を議論し設定することが重要になります。
リサイズに合わせたオフィスレイアウトの見直しはトレンドですが、多くのケースで働き方の変更を伴います。働き方を変更して生産性の向上を図るためには明確な目的、目標の設定が必要です。
オフィスを使うのはワーカーであり、プロジェクト初期段階から実際利用するワーカーを巻き込んで進行することも完成後の成果に大きく影響を及ぼします。ワークショップや、アンケート、サーベイなどを実施することで、他人事ではない、”自分事”としてプロジェクトを捉えることが大切です。要件、仕様、デザインなど多くの意見を適度に取り入れながらプロジェクトを進行していくことで、全員が関わりを持つことができ、納得感のあるプロジェクト進行、オフィス構築が進められます。「管理部がそんな事しているなぁ」となってしまうと、最終的に新オフィスが機能せず、結果としてプロジェクト自体が失敗という印象を与えかねません。
POINT２．適正面積、人数の把握 ～各部署の働き方に合わせた縮小を～
リサイズ 大きくする、小さくする選択肢は様々あります。とはいえ、現状は小さくするプロジェクトが多くを占めてます。
どこまで小さくできるか、何席確保すれば良いのかなどは明確な根拠を持って決定する必要があります。当然、縮小が進めばコストは落ちるが、うまく行かずに結果増床するとなると余計なコストが嵩むなんてこともあります。
中にはどうしても固定席が必要になる部署などもあります。
各部署から必要な設備などをヒアリングし、ワーカーの要望をしっかりと取り入れた計画の立案が必要です。とはいえ、すべての要望を反映すると多くのケースで想定している効果（コスト、面積削減）が得られません。
ヒアリング結果から、兼ねられる部分を見出し、効率化を図ることも大切です。
より多くの意見を取り入れながら、コスト、面積もしっかり削減できる、ここでも多数の納得感を醸成する試みは欠かせません。
サーベイやアンケート結果などを有効に活用し答えを導き出し、今後の運用を見据えたリサイズ計画を検討することをおすすめします。
自社にあった働き方、オフィスのあるべき姿が定まったら具体的なレイアウトに反映をさせていきます。ここではいくつかのレイアウト案を並行して検討し、再度プロジェクトメンバーで検討を繰り返し、全員がある程度納得できる案を見つけていきます。
すべてのメンバーが完璧に納得の行く案を作るとなると時間はいくらあっても足りず、プロジェクトが完了しないでしょう。
優先順位を付けて、納得の行く妥協点を探ることも重要なポイントです。
オフィスは組織や、ワーカーとともに常に変化をしていきます。新オフィスの完成がゴールではありません。完成後に、目的、目標を達成できるような運用も昨今のオフィスでは重要な要素となってます。新しいオフィスでワーカーが活き活きと働ける環境が構築できるまで、試行錯誤を繰り返しゴールに向けてPDCAを回していきます。
構築時に１００％目的を達成することは殆どありません、組織の変化や、状況の変化に合わせて移転後にもフレキシブルに対応可能な柔軟性が必要と言えるでしょう。
POINT３．今後の事業や採用の計画 ～経営層にも納得感を～
組織は常に変化をするものです。中長期計画に照らし合わせ採用の計画や、事業展開を計画に織り込む事も大切です。
せっかく変更したのにまたすぐに、、、、では目も当てられません。
経営層にも納得感を得て、プロジェクトの進行をしていきましょう。
とはいえ、想定通りに行かないことも多いものです。多少の遊びや想定外の増減なども考慮をして計画することをおすすめします。
また、多くのオフィスは２年契約となっており、最近では定期の契約もふえてきてます。物件の契約期間に合わせて計画を立てることで余計な違約金など余計なコストを掛けずにオフィスを更新できます。
様々なケースでコストシミュレーションを行い、バランスの取れる案を実行に移すことが重要です。ここでも今後に起こる予期せぬ変化や、多少の余裕を持ってすすめることが大切です。
今回はオフィスのリサイズを計画、実行する上で大切なポイントのご紹介でした。
全員が納得感を持ってプロジェクトをすすめることが大切なポイントとなります。
オフィス・ラボではお客様に寄り添い、プロジェクトの初期段階からプロジェクトの支援を行っております。「何から手をつけたらいいのかわからない」「サーベイしたいけど何から始めればいい？」などなどお困り事があればお問い合わせ下さい。豊富な知見と経験を持ったPMがお客様目線に立ち、プロジェクトの支援をさせていただきます。
次回、第３回は「具体的な事例と解決策」をご紹介していきます。