大手企業のお客様オフィス移転のポイントと注意点

大手企業のオフィス移転の特徴とは

数百から数千人規模の大手企業のオフィス移転では、移転プロジェクトの発足から移転完了まで1年以上かかるケースは珍しくありません。社内外含め非常に多くの関係者が関わるプロジェクトになるため、一つの変更をとっても確認者が多く、意思決定に多くの時間を要します。

また、大手企業の場合は合併や組織の統廃合により、「本社機能のみ別の場所に移転させよう」「営業部門を別オフィスで設けよう」など、ヘッドオフィスやサテライトオフィスの設立が必要な場合があります。しかし、いざ移転してみたら各部門との連携がスムーズにいかない、組織編成により別オフィスが不要になってしまう、などのケースも起こりえます。

そのため、大手企業のオフィス移転では、企業ごとに異なる承認フローの理解や、オフィス運用のノウハウ、事業計画に基づく綿密な移転計画が重要です。

大手企業がオフィス移転で気をつけるべきこと

大手企業のオフィス移転で最も気をつけるべきことは、移転プロジェクトのマネジメントです。関わる人数が多く、ビルの規模も大きいため、確認事項は多岐にわたります。プロジェクト自体が煩雑化しやすく、スケジュール通りに移転プロジェクトを遂行させることは容易ではありません。そのため、事前に承認フローおよび各種調整事項を整理し、意思決定にかかる時間をふまえ、根拠を持ったスケジュール管理が求められます。

そして、大手企業のオフィス移転では、オフィス移転自体のコストはもちろん、従業員数に比例する間接経費の変動も無視できません。たとえば1,000人の従業員がいる場合、オフィス移転に伴い営業交通費や通勤手当が数割増えただけでも、コストインパクトは非常に大きくなります。

また、社内にサーバーを設置している場合は、災害時におけるビルの発電能力をケアしなければなりません。その他、BCP(事業継続計画)対応として、耐震・免震構造が十分であるかどうかなどにも気を配るべきでしょう。

大手企業のオフィス移転は影響範囲が多岐にわたるため、移転によってどのような影響があるかを事前に想定してプロジェクトを進行させることが求められます。

外資系企業がオフィス移転する際のポイント

企業形態や移転内容によりオフィス移転の特色は大きく異なります。たとえば外資系企業のオフィス移転の場合、承認フローにおいて本国のヘッドクォーターへの確認が必要となるケースがよくあります。その場合、一般的な日本の大手企業以上に移転完了までに多くの時間が必要です。

また、日本企業以上に厳密にオフィス移転予算の上限が決まっていることも多く、コストが発生する項目や見積もりに抜け漏れがないよう慎重に進めていく必要があります。

その他、社内決裁用の資料を英語で用意する必要があったり、役職に応じて個室のサイズが厳格に決まっているなど、外資系企業ならではのポイントがあります。移転をスムーズに進行させるためにも、外資系企業の文化・特徴を理解した移転パートナーと組むことが重要です。

地方展開する際のポイント

地方に支社を設立する場合、トラブルが発生しやすいポイントはインフラ環境の整備です。エリアによっては東京と異なり、インターネット環境等のインフラ環境を整えるのに想定外の時間を要する場合があります。

地方ならではの商習慣・特徴を理解しないまま移転を進めてしまうと、最悪の場合、移転は完了したのにインターネットが開通するまでに1ヶ月かかってしまった、というような事態になりかねません。

また、エリアによっては、大手企業の支社が入居できる規模を持つ物件が少数に限られていることもあるため、移転先ビル選定にさほど時間は要しません。しかし政令指定都市となると、候補となる物件数は多くなるため、移転先を探すために複数回出張が必要になるなど、東京都内での移転よりも多くの工数が発生してしまいます。

スムーズなオフィス移転・開設を実現するためにも、地方展開のノウハウがある移転パートナーと組むことが重要です。

大手企業のためにオフィス・ラボができること

オフィス・ラボは、様々な業種・業態の大手企業のオフィス移転を担当させていただいた実績があります。また、社員一人ひとりが大手企業ならではの移転ポイントを理解しているため、ご担当者様の力強いパートナーとして移転プロジェクトを実施いたします。

大手企業のオフィス移転プロジェクトでは、社内調整用の資料作成や稟議書作成、社内提案など、ご担当者様の工数が多数発生します。そこでオフィス・ラボでは、意思決定の参考となる類似事例の共有や、起こりうるトラブルの事前回避提案など、少しでもご担当者様が円滑に社内調整を進められるようサポートいたします。

また、建設業界ではいまだ多重層下請構造が主流となっており、余分な中間マージンが発生するケースも多くあります。しかし、オフィス・ラボは独立系企業として各専門業者へ直接分離発注を行っておりますので、お客様に無駄な中間マージンを負担させることなく、適正な価格で高品質なサービスをご提供させていただきます。

オフィス・ラボ 施工事例のご紹介

事例1:オプティム様

「見た目だけではなくデザインによって社員の働き方を改善したい」というご要望を軸に、オプティム様のオフィス移転をトータルプロデュースしました。生産性を上げるための方法を重点的に検討し、オフィス内に特徴的なコミュニケーションエリアを配置しました。(詳細はこちらから

事例2:OSRAM様

外資系照明メーカーOSRAM様のオフィス移転をトータルプロデュースしました。近未来を演出したエントランスと、社内外の打合せコーナーを充実させたコミュニケーション特化型オフィスがテーマでした。(詳細はこちらから